Florida_Informativa Privacy_01

La nostra organizzazione è dunque costituita da un insieme di società tra loro collegate dove una società esercita un’influenza dominante sulle altre. In questo contesto, per garantire una gestione efficiente e coordinata delle attività amministrative e operative del Gruppo, si rende necessaria la condivisione di dati

‌1 Il Considerando n. 37 del Gdpr (Reg. Eu n. 679/2016) specifica che “Un gruppo imprenditoriale dovrebbe costituirsi di un’impresa controllante e delle sue controllate, là dove l’impresa controllante dovrebbe essere quella che può esercitare un’influenza dominante sulle controllate in forza, ad esempio, della proprietà, della partecipazione finanziaria o delle norme societarie o del potere di fare applicare le norme in materia di protezione dei dati personali. Un’impresa che controlla il trattamento dei dati personali in imprese a essa collegate dovrebbe essere considerata, unitamente a tali imprese, quale «gruppo imprenditoriale».”

‌2 Cfr. l’articolo 2359 cod. civile: “Art. 2359. (Società controllate e società collegate). Sono considerate società controllate: 1) le società in cui un'altra società dispone della maggioranza dei voti esercitabili nell'assemblea ordinaria; 2) le società in cui un'altra società dispone di voti sufficienti per esercitare un'influenza dominante nell'assemblea ordinaria; 3) le società che sono sotto influenza dominante di un'altra società in virtù di particolari vincoli contrattuali con essa….”

Per questo motivo, abbiamo scelto di adottare un'Informativa privacy di Gruppo, che illustra in modo trasparente come trattiamo i dati personali nell'ambito delle attività delle società appartenenti al Gruppo, assicurando così una comunicazione chiara e completa agli interessati.

Con il termine dati personali si fa riferimento alla definizione contenuta nell’articolo 4 al punto 1) del Regolamento UE 679/2016, il c.d. “Gdpr”. L’articolo definisce dato personale “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale” (i “Dati Personali”).

Il Gdpr definisce anche cosa si intenda per “trattamento di Dati Personali”, ossia “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione” (il “Trattamento”).

Prima di procedere a qualsiasi attività di trattamento è necessario che la persona a cui i Dati Personali appartengono sia informata circa i motivi per i quali tali dati sono richiesti e in che modo essi verranno utilizzati.

Florida, Very Fast People e Fam 3 S.r.L., per rendere più efficiente il proprio assetto organizzativo, hanno stipulato un accordo interno di servizi che definisce i ruoli che, di volta in volta, ciascuna delle società del Gruppo assume e le attività che svolge per conto delle altre.

‌3 Cfr. Considerando n. 48 del Gdpr: “I titolari del trattamento facenti parte di un gruppo imprenditoriale o di enti collegati a un organismo centrale possono avere un interesse legittimo a trasmettere dati personali all'interno del gruppo imprenditoriale a fini amministrativi interni, compreso il trattamento di dati personali dei clienti o dei dipendenti. Sono fatti salvi i principi generali per il trasferimento di dati personali, all'interno di un gruppo imprenditoriale, verso un'impresa situata in un paese terzo.”

In relazione alle specifiche attività che le società svolgono a favore delle altre sono stati stipulati appositi accordi ai sensi dell’art. 28 del Gdpr. In sostanza, per talune attività, le società del gruppo agiscono in qualità di “fornitori” delle altre.

A solo titolo esemplificativo, mentre le attività di amministrazione e finanziarie sono svolte da Florida S.r.L., le attività di marketing e comunicazione sono affidate a Very Fast People S.r.L., mentre le attività di customer care e di eventuale recupero crediti sono effettuate da Fam 3 S.r.L..

Al fine di agevolare i rapporti tra il soggetto interessato ed ogni titolare del trattamento, il Gdpr, il Regolamento n. 679/2016, ha previsto, in alcuni specifici casi, la nomina di una figura di controllo e supporto che, tra i vari compiti affidati, agisca anche come punto di contatto con l’Interessato.

Il Gruppo ha adottato tale figura di “Responsabile della Protezione dei Dati”, il c.d. “Data Protection Officer”, a norma dell’articolo 37 del Regolamento.

È possibile contattare il DPO per tutte le questioni relative al trattamento dei dati personali e/o nel caso si vogliano esercitare i propri diritti, inviando una comunicazione scritta all’indirizzo di posta elettronica dpo@veryfastpeople.it e/o scrivendo al Data Protection Officer del Gruppo Very Fast People presso la stessa in 21100 Varese, via Cavour 39 (e uffici in via Bernascone).

In qualsiasi momento sarà in ogni caso possibile consultare la sezione “Privacy” (o “Privacy Policy”, o “Informativa Privacy") dei Siti Internet del Gruppo, all’interno della quale sono presenti tutte le informazioni concernenti l’utilizzo ed il trattamento dei dati personali, i riferimenti dettagliati di ciascuna società del Gruppo, informazioni aggiornate in merito ai contatti ed ai canali di comunicazione resi disponibili a tutti gli Interessati da parte del Titolare del Trattamento.

Nella tabella che segue sono riportate le singole società che afferiscono al Gruppo e i Siti Internet che si riferiscono a ciascuna di esse.

Ciascuna delle società riveste il ruolo di “Titolare del trattamento” in base a quanto specificato dal Gdpr all’articolo 4 al punto 7): si tratta della “persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali”.

Ciò si intende in relazione al trattamento dei dati personali funzionali alla navigazione all’interno del singolo Sito Internet o per le attività di trattamento dei dati specificate nelle singole policy, o informative, presenti sui siti stessi, destinate ai clienti, ai possibili clienti e agli Interessati in generale.

Il Titolare del Trattamento e/o i Contitolari del Trattamento possono essere contattati tramite i seguenti canali:

Ulteriori, specifiche, informative e informazioni sul trattamento dei dati personali sono disponibili sui siti delle società del gruppo (v. la casella nel paragrafo sopra: “Siti internet”).

In generale il Titolare del Trattamento, al fine di rispondere alle richieste di informazioni utilizzando i moduli di contatto, ha necessità di raccogliere alcuni Dati

Personali. Il trattamento sarà effettuato per rispondere alle richieste di informazioni.

Questi trattamenti di Dati Personali si basano sul rapporto precontrattuale o contrattuale che verrà a crearsi con il Titolare a seguito del contatto tramite il form di richiesta informazioni oppure attraverso la partecipazione a qualche iniziativa.

Il Titolare potrà inoltre trattare i Dati Personali per adempiere ad obblighi di legge e dare riscontro a richieste da parte delle autorità competenti. In tal caso il Trattamento dei Dati Personali si baserà sull’adempimento di obblighi legali cui è soggetto.

Il Titolare del Trattamento potrebbe anche comunicare o in altro modo trattare i Dati Personali nell’ambito di operazioni straordinarie, cessioni di contratto, di azienda o di ramo d’azienda, riorganizzazioni e ristrutturazioni societarie per poter concludere e gestire tali operazioni o per adempiere ai propri obblighi contrattuali da esse derivanti. In tal caso, il Trattamento dei Dati Personali si baserà giuridicamente sull’interesse legittimo del Titolare del Trattamento ad effettuare tali operazioni.

Inoltre, il Titolare del Trattamento potrebbe trattare i Dati Personali per accertare, esercitare e difendere i propri diritti in sede giudiziaria. Tale Trattamento si baserà giuridicamente sull’interesse legittimo del Titolare del Trattamento a tutelare i propri diritti.

Ulteriori trattamenti basati sul legittimo interesse del Titolare sono quelli relativi al mantenimento delle impostazioni di sicurezza del sito e della relativa navigazione.

Per consentire al Titolare di rispondere alle richieste inviate mediante il form dei “Contatti”, sarà necessario il conferimento di alcuni Dati Personali, contrassegnati solitamente dal simbolo *.

In mancanza anche di uno solo dei dati contrassegnati, non sarà possibile rispondere.

I Dati Personali che saranno richiesti per il perseguimento delle finalità di cui sopra saranno quelli riportati nel modulo di contatto ossia, a titolo esemplificativo e non esaustivo: nome, cognome, indirizzo di posta elettronica, numeri telefonici di utenze fisse e/o mobili, testo del messaggio.

Qualora l’utente decidesse di accedere ai Siti Internet tramite l’utilizzo di un profilo social (es. profilo Facebook, Google, Twitter), laddove previsto, la raccolta dei Dati Personali sarà effettuata dal Titolare del Trattamento in Contitolarità con il proprietario del social media di riferimento.

Per maggiori dettagli è possibile prendere visione dell’Informativa specifica relativa ai servizi di ciascuna delle Società del Gruppo all’interno della sezione Privacy del relativo Sito Internet.

Il Regolamento Europeo definisce destinatario di un Dato Personale “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi” (i “Destinatari”).

Uno dei principi generali della protezione dei dati personali riguarda la limitazione del periodo di conservazione.

L’articolo 5, paragrafo 1, punto e) del Regolamento, dispone: “i Dati Personali sono conservati in una forma che consenta l’identificazione degli Interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati…”.

In ossequio a questo principio, i Dati Personali saranno trattati dal Titolare del Trattamento limitatamente a quanto necessario per il perseguimento della finalità specificata sopra, ossia, in particolare, di rispondere alle richieste di informazioni o di partecipare ad eventuali eventi o manifestazioni.

In particolare, i Dati Personali saranno conservati per un periodo di tempo pari al minimo necessario, come indicato dal Considerando 39 del Regolamento, ossia fino a dieci anni dalla cessazione dei rapporti contrattuali in essere, fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione che potrà essere imposto o consentito da norme di legge come anche previsto dal Considerando 65 del Regolamento.

Per gli specifici periodi di conservazione dei dati personali di ciascun Titolare del Gruppo, sono disponibili maggiori informazioni nelle Informative (Policy) di riferimento sui siti indicati nella tabella già menzionata.

Come previsto dal Regolamento, è possibile esercitare, in qualsiasi momento, nei confronti di ciascun Titolare del Trattamento, i seguenti diritti:

Diritto di accesso: ogni interessato ha diritto, a norma dell’articolo 15, paragrafo 1 del Regolamento, di ottenere dal Titolare del Trattamento la conferma che sia o meno in corso un Trattamento dei Dati Personali e in tal caso, di ottenere l’accesso a tali Dati Personali ed alle seguenti informazioni: a) le finalità del Trattamento; b) le categorie di Dati Personali in questione; c) i Destinatari o le categorie di Destinatari a cui i Dati Personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se Destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei Dati Personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l’esistenza del diritto dell’Interessato di chiedere al Titolare del Trattamento la rettifica o la cancellazione dei Dati Personali o la limitazione del Trattamento dei Dati Personali che lo riguardano o di opporsi al loro Trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; g) qualora i Dati Personali non siano raccolti presso l’Interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, del Regolamento e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale Trattamento per l’Interessato.

Tutte queste informazioni si trovano all’interno di questa Informativa e di quelle di ciascun Titolare, sempre disponibili all’interno della sezione Privacy di ciascuno dei Siti Internet.

Diritto di rettifica: è possibile ottenere, a norma dell’articolo 16 del Regolamento, la rettifica dei Dati Personali che risultino inesatti. Tenuto conto delle finalità del Trattamento, inoltre, è possibile ottenere l’integrazione dei Dati Personali che risultino incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Diritto alla cancellazione: è possibile ottenere, a norma dell’articolo 17, paragrafo 1 del Regolamento, la cancellazione dei Dati Personali senza ingiustificato ritardo; il Titolare del Trattamento ha l’obbligo di cancellare i Dati Personali qualora sussista anche solo uno dei seguenti motivi: a) i Dati Personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) è stato revocato il consenso su cui si basa il Trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico; c) è stata proposta opposizione al Trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1 o 2 del Regolamento e non sussiste più alcun motivo legittimo prevalente per procedere al Trattamento; d) i Dati sono stati trattati illecitamente;

e) è necessario cancellare i Dati per adempiere ad un obbligo di legge previsto da una norma. In alcuni casi, come previsto dall’articolo 17, paragrafo 3 del Regolamento, il Titolare del Trattamento è legittimato a non provvedere alla cancellazione dei Dati Personali qualora il loro Trattamento sia necessario, ad esempio, per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e d'informazione, per l’adempimento di un obbligo di legge, per motivi di interesse pubblico, per fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Diritto di limitazione del trattamento: è possibile ottenere la limitazione del Trattamento, a norma dell’articolo 18 del Regolamento, nel caso in cui ricorra una delle seguenti ipotesi: a) l’interessato contesta l’esattezza dei Dati (la limitazione si protrarrà per il periodo necessario al Titolare del Trattamento per verificare l’esattezza); b) il Trattamento è illecito ma è stata proposta opposizione alla cancellazione con richiesta di limitazione dell’utilizzo; c) benché il Titolare del Trattamento non ne abbia più bisogno, i Dati servono per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) è stata proposta opposizione ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, del Regolamento e si è nell’attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare del Trattamento. In caso di limitazione del Trattamento, i Dati Personali saranno trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante. Il Titolare informa, in ogni caso, prima che tale limitazione venga revocata.

Diritto alla portabilità dei dati: è possibile richiedere, in qualsiasi momento, e ricevere, a norma dell’articolo 20, paragrafo 1 del Regolamento, tutti i Dati Personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile oppure richiederne la trasmissione ad altro titolare del trattamento senza impedimenti.

Diritto di opposizione: a norma dell’articolo 21 del Regolamento è possibile opporsi, in qualsiasi momento, al Trattamento dei Dati Personali: a) qualora questi vengano trattati per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto o b) per motivi connessi alla situazione particolare, qualora i Dati Personali vengano trattati sulla base del legittimo interesse del Titolare o di terzi, salvo che esistano motivi legittimi cogenti per procedere al Trattamento che prevalgono sugli interessi, diritti e libertà o che il Trattamento sia necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziale.

Per esercitare tutti i diritti sopra identificati, basterà contattare il Titolare del Trattamento con le modalità indicate in questa Informativa.

Come già detto è possibile rivolgersi, in qualsiasi momento, anche al DPO del Gruppo Florida.

E’, infine, da ricordare il diritto di proporre un reclamo all’autorità di controllo: fatto salvo il diritto di ricorrere in ogni altra sede amministrativa o giurisdizionale, qualora l’Interessato ritenga che il Trattamento dei suoi Dati Personali sia condotto dal Titolare in violazione del Regolamento e/o della normativa applicabile, è prevista la possibilità di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali o altra autorità di controllo competente.

Qualora per questioni di natura tecnica e/o operativa si renda necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, informiamo sin d’ora che tali soggetti, ove trattino i Dati Personali per conto del Titolare del Trattamento saranno nominati Responsabili del Trattamento come previsto dall’articolo 28 del Regolamento ed il trasferimento, limitatamente allo svolgimento di specifiche attività di Trattamento, sarà regolato in conformità a quanto previsto dal capo V del Gdpr. Saranno quindi adottate tutte le cautele necessarie al fine di garantire la protezione dei Dati Personali basando tale trasferimento: (a) su decisioni di adeguatezza dei paesi terzi destinatari espresse dalla Commissione Europea; (b) su clausole contrattuali tipo elaborate dalla Commissione Europea; (c) sull’adozione di norme vincolanti d’impresa, c.d. corporate binding rules.

Come in ogni caso è possibile chiedere maggiori dettagli al Titolare del Trattamento richiedendo evidenza delle specifiche garanzie adottate.

Very Fast People S.r.L.	https://veryfastpeople.it
Fam 3 S.r.L.	https://doppiatutela.com
Copernico S.r.L.	https://copernicocrm.it/